PDCAが回らないときに見直す、計画の書き方

週の終わりに振り返りを書く。「今週は忙しくて、あまり進められなかった。来週はもっと計画的に動きたい」。翌週もほぼ同じ文を書いています。

原因は月曜に立てた計画のほうにあります。計画が「営業活動を強化する」だったら、金曜に書けるのは感想だけです。強化できたのかどうかを、誰も判定できないからです。

判定できる計画

計画を書くとき、金曜の自分が「できた」「できなかった」を迷わず言えるかを確かめます。

営業活動を強化する

これは判定できません。

新規の会社に20件電話し、3件の訪問の約束を取る

これなら判定できます。電話が15件だったのか20件だったのか、約束が何件取れたのかは、数えれば分かります。

数字にしにくい仕事でも、終わった状態は書けます。「提案書の構成案を作り、水曜までに課長の確認をもらう」。確認をもらえたかどうかは、はっきりしています。

1週間の計画は3つまでにします。10個書くと、金曜に7個残り、毎週「できなかった」を確認する作業になります。それを続けると計画を書くこと自体が嫌になります。

3つに絞るのは、意外と難しい作業です。絞るためには、今週やらないことを決めなければなりません。上司と相談して決めるのがいちばん早く、月曜に5分もらえれば足ります。

金曜の振り返りには次の順で書きます。

まず事実。計画に対して、実際はどうだったか。「電話20件の予定に対して12件。訪問の約束は1件」。

次に、差が出た訳。ここで「忙しかった」と書かないでください。忙しかったのは事実でも、次の行動につながりません。何に時間を使ったのかを書きます。「火曜と水曜の午後が、既存のお客様のトラブル対応でつぶれた」。

最後に、来週変えること。「電話は午前中に済ませる。午後は突発の対応に空けておく」。

「もっと頑張る」は変えることに入りません。同じやり方のまま気合いだけ足しても、結果は変わらないからです。

計画どおりにいかない週のほうが多いはずです。それで構いません。

うまくいかなかった週からは、計画の立て方について何かが分かります。3週続けて午後がつぶれているなら、午後に電話を入れる計画がそもそも合っていません。突発の対応が週に8時間あると分かれば、来週からは8時間を先に引いて計画を立てられます。

できなかったことを隠して、できた部分だけ書く人もいます。上司への報告としては見栄えがよくても、自分の役には立ちません。

振り返りに時間をかけすぎると続きません。金曜の夕方に15分、と決めてしまいます。書く欄は事実、訳、来週変えること、の3つだけにします。

上司と一緒に見る時間が取れるなら、なお続きます。1人で書く振り返りは忙しい週に真っ先に飛ばされるからです。月曜の朝の10分で、先週の振り返りと今週の3つを見せる。それだけで、飛ばしにくくなります。