会議で決めたことが実行されない理由と、会議の終わらせ方

月曜の定例会議で、新しい問い合わせフォームを作ることに決まった。全員がうなずいて、会議は終わった。

翌週の定例会議。「フォームの件、どうなった？」と聞くと、誰も答えない。営業は開発がやると思っていた。開発は営業から要件が来るのを待っていた。

会議で決めたことが実行されない。人が増えた組織で、よく聞く悩みです。

実行されない理由

会議で決めたことが実行されないのは、決めたことが「やること」になっていないからです。

「問い合わせフォームを作る」は方針です。方針が決まっても、誰が、何を、いつまでにやるのかが決まっていなければ、誰も動きません。全員が、誰かがやるだろうと思って会議室を出ます。

人数が少ないうちは、方針が決まれば、誰がやるかは自然に決まっていました。担当がはっきりしていたからです。人が増えて担当が分かれると、方針と担当の間に隙間ができます。

会議の最後の5分を、決めたことの確認に使います。

決めたことを1つずつ読み上げて、次の3つを口に出して決めます。

問い合わせフォーム：営業のAさんが、必要な入力項目を一覧にする。今週金曜まで。開発のBさんは、一覧を受け取ってから1週間で試作を作る。

担当は1人に決めます。「営業チームで」と決めると、チームの誰もやりません。

期限は日付で決めます。「来週中」だと、来週の金曜の夕方まで誰も手をつけません。

会議で決めたことは、その日のうちに文字で残します。会議に出ていなかった人にも共有できるようにするためです。

残す形は会議の最後に確認した3つの項目をそのまま書くだけで十分です。議事録として発言を全部残すより、決めたことと担当と期限が一目で分かるほうが役に立ちます。

次の会議の最初に、前回決めたことを振り返ります。

ここでは、できたかどうかを判定できることが大事です。「フォームの検討を進める」だと、進んだのかどうか誰にも判定できません。「入力項目の一覧を作る」なら、一覧があるかどうかで判定できます。

できていなかったら、責めるより、なぜできなかったかを聞きます。ほかの仕事が入って手が回らなかったのか。何をすればいいか分からなかったのか。原因によって、次の手が変わります。

会議の進め方は、会議を仕切る人だけが工夫しても、なかなか定着しません。

参加者のほうも、計画を判定できる形で書くこと、終わったことと止まっていることを分けて報告することに慣れている必要があります。司会が「誰がいつまでに」と確認しても、参加者が「たぶん来週くらいには」と答えていては、会議は変わりません。

全員が同じ型を持っていると、会議の最後の確認が自然にできるようになります。人が増えた組織で会議の質をそろえるなら、会議のルールを決めるのと一緒に、計画と振り返りの型を全員で学ぶ機会をつくるといいと思います。社内の共通言語のつくり方は中途入社が増えた組織で、仕事の共通言語をつくる方法にまとめました。