人が増えて報告の形がばらばらになったときの、そろえ方
半年前は15人だった。今は40人いる。
毎週の報告がチャットで次々に流れてくる。ある人は箇条書きで3行。ある人は経緯から始まる長文。ある人は数字だけ。読むたびに、この人は結局何を言いたいのか、何を決めてほしいのかを探すことになる。
急拡大中の会社の経営陣から、こんな話を聞くことがあります。15人のころは、報告の形を決めなくても困りませんでした。創業メンバーはお互いの書き方に慣れていたからです。
ばらばらになる理由
人が増えるとき、多くは中途採用です。中途で入った人はそれぞれ前の会社の報告の形を持ち込みます。
前の会社で、結論から書くように言われてきた人。経緯を丁寧に書くのが礼儀だと教わった人。報告書は所定のフォーマットに沿って書くもので、チャットでの報告に慣れていない人。どれも、前の会社では正しいやり方でした。
本人たちは、自分のやり方が普通だと思っています。だから、誰も報告の形を変えようとしません。読む側だけが毎回読み方を変えています。
そろえないと起きること
報告の形がばらばらでも、仕事は回ります。ただ、見えにくいところで時間が消えていきます。
- 読む側が要点を探す時間
- 要点が分からず、聞き返す時間
- 聞き返されて、書き直す時間
1回あたりは数分でも、40人分の報告が毎週あれば、積み重なります。経営陣の時間がそこに取られると、決めるべきことが決まらなくなります。急拡大中の会社で意思決定が遅れ始めたら、報告の形を疑ってみてもいいかもしれません。
報告の形をそろえる手順
型を1つ決める
まず、報告の型を1つに決めます。迷ったら、結論、理由、根拠の順がいちばん使い回しがききます。
結論：A社の更新は来月に延期になった 理由：先方の予算承認が遅れているため 根拠：先方の担当者から、承認会議が来月10日に変更になったと連絡があった
進捗の報告なら、終わったこと、止まっていること、次にやることの3つに分けて書く形もあります。どちらでも構いませんが、社内で使う型は少ないほうがそろいます。
型の名前を決める
型には社内で呼ぶ名前をつけます。「結論ファースト」でも「3行報告」でも構いません。
名前があると、指摘が一言で済みます。「この報告、結論ファーストで書き直して」と言えば伝わります。名前がないと、毎回「もう少し分かりやすく」と言うことになり、何を直せばいいか伝わりません。
経営陣から使う
型を決めたら、まず経営陣が自分の報告や連絡で使います。
経営陣が経緯から長文で書いていると、メンバーは型を守りません。上が使っている形が組織の標準になります。
全員に一度、まとめて教える
型を決めて名前をつけても、チャットで「今日から報告はこの形で」と流すだけでは、たいていそろいません。読んだ人は分かったつもりになりますが、自分の報告に当てはめるところでつまずきます。
結論を先に書こうとしても、何が結論なのか自分で決められない。理由と根拠の違いが分からない。こうしたところは一度まとまった形で学ぶ必要があります。社内で勉強会を開いてもいいですし、外の研修で全員に同じ内容を学ばせる方法もあります。
全員が同じ内容を学ぶことが大事です。人によって学んだ型が違うと、またばらばらになります。
そろったかを確かめる
型を決めてから1か月ほどしたら、報告を何通か見直してみます。
型どおりに書かれている報告が増えていれば、うまくいっています。まだ書けていない人がいたら、個別に声をかけます。全員が完璧にそろう必要はありません。読む側が要点を探さずに済む報告が半分を超えれば、十分に効果が出ているはずです。
報告の形がそろうと、次は会議の進め方や依頼の仕方も気になってきます。チャットでの依頼の書き方は確認の往復を減らす、チャットでの依頼と報告の書き方にまとめました。
