確認の往復を減らす、チャットでの依頼と報告の書き方

「来週の展示会の資料、準備お願いします」

チャットでこう依頼すると、返信が来る。

「何部くらい必要ですか」「どのサービスの資料ですか」「いつまでに必要ですか」

答えると、また質問が来る。「印刷は社内でいいですか」。気づけば、1つの依頼に10往復近くかかっている。

人が少ないうちは、隣の席で口頭で済んでいた話です。人が増えて、チャットでのやり取りが中心になると、こうした往復が目立ってきます。

往復が増える理由

確認の往復が増えるのは、最初のメッセージに足りない情報があるからです。

依頼する側は、自分の頭の中に全体像があります。展示会がいつで、どのサービスを出すのか、何部くらい必要か。分かっているので、書かなくても伝わる気がしています。

受け取る側には、その全体像がありません。足りない情報を1つずつ質問で埋めていくので、往復が増えます。質問する側も、一度に全部聞けばいいのですが、何が足りないのかを最初から見通せないことが多いようです。

依頼のメッセージには、次の項目を入れます。

先ほどの依頼を書き直すと、こうなります。

来週の展示会で配る資料を準備してください。目的：Aサービスに興味を持った来場者に、持ち帰ってもらうため期限：来週水曜の午前中まで（木曜が展示会）目安：既存のAサービス資料を200部、社内で印刷相談：表紙に展示会限定の案内を入れるかは、迷っています。案があれば教えてください

最初の1通は少し長くなります。ただ、往復が10回から1〜2回に減れば、合計の時間はずっと短くなります。

報告も同じで、最初の1通に必要なことを入れておくと、聞き返されません。

報告の順番は、結論、理由、根拠です。

展示会の資料、200部印刷できました。（結論）表紙には展示会限定の案内を入れています。来場者が問い合わせるきっかけになると考えたためです。（理由）案内文はBさんに確認済みです。（根拠）明日の朝、会場に持っていきます。

最後に次の動きを書いておくと、読む側は追加で確認する必要がありません。

複数の仕事を並行して進めているときの進捗報告は、3つに分けて書くと読みやすくなります。

終わったこと：展示会資料の印刷止まっていること：ブースの配置図（会場からの図面待ち）次にやること：明日、会場に資料を搬入

止まっていることを書くのが、いちばん大事です。止まっている理由が書いてあれば、上司は自分が動くべきかどうかを判断できます。

依頼と報告の書き方は、一人が工夫しても、往復はあまり減りません。依頼する側と受け取る側の両方が、同じ型を知っている必要があります。

依頼する側が型どおりに書いても、受け取る側が報告を経緯から書けば、今度は報告で往復が起きます。全員が同じ型を使ってはじめて、やり取りの手間が減ります。

人が増えている組織なら、新しく入った人に最初に伝えるのがいいでしょう。前の会社のやり方が身についている人には、型を一度まとめて学ぶ機会を作ると、そろいやすくなります。報告の形そのもののそろえ方は、人が増えて報告の形がばらばらになったときの、そろえ方に書きました。