一度で承認される報告書の構成と例文
時間をかけて書いた報告書が、「で、何が言いたいの？」の一言で戻ってくる。直して出すと、今度は「この数字の根拠は？」。3往復して、ようやく承認されます。
必要なことは最初から全部書いてありました。ただ、読む人が探さないと見つからない場所に書いてあった。
読む人の時間
報告書を読む上司は1通に2分もかけられません。最初の3行を読んで、承認するか、質問するか、後回しにするかを決めています。
その3行に結論がなければ、後回しか差し戻しになります。4ページ目に答えが書いてあっても、そこまで読んでもらえません。
書く側は調べた順に書きたくなります。背景を説明し、経緯を書き、最後に結論を置く。書いた本人にとっては自然な流れですが、読む人には答えがいちばん遠い並びです。
上から順に置くもの
次の順に並べます。
- 用件。承認がほしいのか、報告だけなのか
- 結論。何をしたいのか、何が起きたのか
- 理由。そう判断した訳を2つか3つ
- 根拠。数字や事実
- 次の動き。誰が、いつまでに、何をするか
背景や経緯は、必要なら最後に付けます。読まなくても判断できる位置に置くのがコツです。
例文
展示会への出展を提案する報告書を、この順で書きます。
件名：11月の業界展示会への出展について（承認依頼）
11月の展示会に、小間1つで出展する承認をお願いします。費用は合計85万円です。
理由は2つあります。1つ目は、新規の商談を取れる場が他にないことです。今期の新規商談18件のうち、11件が昨年の展示会で名刺を交換した会社でした。2つ目は、申込の締切が今月末で、来月では間に合わないことです。
費用の内訳は、出展料50万円、装飾20万円、人件費と交通費15万円です。昨年は名刺を210枚集め、そこから受注が3件、売上は合計420万円でした。
承認いただければ、今週中に申込を済ませ、来週に装飾の業者を決めます。
最初の2文で、何を承認すればいいかと、いくらかかるかが分かります。上司が「いいよ」と言うのに必要な材料は、そこまでで足りています。残りは迷ったときに読む部分です。
見出しと箇条書き
長い報告書には見出しを付けます。見出しは「背景」「現状」のような項目名より、中身が分かる言葉にします。「費用は85万円」「昨年は受注3件」と書けば、見出しだけ拾い読みしても内容が伝わります。
箇条書きは並べて比べたいものに使います。費用の内訳や、候補の比較には向いています。理由の説明を箇条書きにすると、つながりが切れて、かえって分かりにくくなります。
数字の書き方
数字は比べる相手と一緒に書きます。「名刺を210枚集めた」だけでは多いのか少ないのか分かりません。「昨年は210枚、一昨年は140枚」と書けば、読む人が自分で判断できます。
「大幅に増えた」「かなり改善した」は、数字に置き換えます。どのくらいを大幅と感じるかは人によって違うからです。
出す前の確認
書き終えたら、最初の3行だけを読み返します。そこだけ読んで、上司が返事をできるかどうか。できそうなら出します。できそうになければ、結論がまだ上に来ていません。
全部を書き直す必要はありません。たいていは最後の段落を一番上に持ってくるだけで済みます。
