仕事が終わらない人のタスク分解のやり方

「来週の金曜までに、新サービスの提案書を作っておいて」。月曜に頼まれて、木曜の夜にまだ白紙に近い。金曜の朝に「間に合いません」と言うことになります。

手を抜いていたわけではないはずです。毎日、頭の片隅にはありました。ただ「提案書を作る」は大きすぎて、どこから始めればいいか分からなかった。分からないまま、すぐ終わる別の仕事を先に片づけているうちに、木曜になりました。

分ける基準

仕事を分けるときの基準は一つで、次に何をするかが一言で言えるかどうかです。

「提案書を作る」では次に何をするかが言えません。「去年の提案書を3件開いて、構成を書き写す」なら言えます。ここまで分ければ、今日の空いた30分で着手できます。

目安として、1つの作業が2時間を超えるなら、まだ分けられます。

実際に分けます。

合計で7時間ほどです。金曜までに7時間をどこで取るかを、月曜のうちに決められます。「提案書を作る」のままでは何時間かかるのかさえ見積もれませんでした。

分けたあとで、順番を見直します。先にやるのは、自分以外の人が関わる作業です。

上の例だと、3番の上司の確認と、4番の経理への依頼がそれにあたります。経理の回答に2日かかるなら、月曜に頼んでも届くのは水曜です。木曜に頼んだら、金曜には間に合いません。

自分の手だけで終わる作業は、あとからでも取り返せます。人を待つ作業は取り返せません。

3番を早めに置いているのにも訳があります。全部書き上げてから上司に見せて「方向が違う」と言われると、5時間分が無駄になります。構成の段階で15分もらっておけば、やり直しは1時間で済みます。

分けようとしても手が止まることがあります。その仕事の完成形が自分の中で見えていないときです。

そういう場合は、分ける前に、頼んだ人に聞きに行ってください。「誰に見せる資料ですか」「何ページくらいを想定していますか」。5分の質問を省いたせいで、3日悩むことになります。

聞くのは恥ずかしい、と感じる人もいるようです。頼んだ側からすると、月曜に質問されるほうが、金曜に「できていません」と言われるよりずっと助かります。

分けた作業は頭の中に置かずに書き出します。紙でもメモアプリでもかまいません。道具に凝る必要はなく、続けられるものを選んでください。

書き出したら、最初の1つだけ今日やります。30分で終わる作業を1つ片づけると、残りに手をつけるのが楽になります。