指示待ちの若手が、自分で段取りを組めるようになるまで

「この資料、来週の会議までに作っておいて」

そう頼むと、入社3年目のCさんは「分かりました」と答えて席に戻る。翌日、進み具合を聞くと、まだ手をつけていない。理由を聞くと「どういう形で作ればいいか、もう少し聞いてからと思って」。

言われたことはきちんとやるし、細かく指示すれば質も悪くない。ただ、自分から段取りを組まない。2〜3年目になっても、こういう状態の若手は珍しくないようです。

上司からすると、やる気がないように見えます。ただ、本人に話を聞くと、やる気の問題とは限りません。

指示待ちになる理由

指示待ちの若手を見ていると、理由はだいたい次のどれかです。

仕事を分ける方法を知らない

「来週の会議の資料」と言われても、何から手をつければいいのか分からない。誰が出る会議で、何を決める場なのか。必要なデータはどこにあるのか。何枚くらいになるのか。

段取りが組める人は、頼まれた瞬間にこれを頭の中で分けています。分け方を知らない人には、仕事が一つの大きな塊に見えます。塊のままでは動き出せないので、誰かが分けてくれるのを待つことになります。

前に自分で進めて、やり直しになった

1年目に、自分なりに考えて資料を作ったら、上司に全部やり直しを命じられた。そういう経験が何度かあると、聞いてから動くほうが安全だと学びます。

これは本人なりに合理的な判断です。上司の側がやり直しを繰り返すうちに、指示待ちを育ててしまっていることがあります。

完成形が見えていない

何を作れば合格なのかが分からないと、手が止まります。上司の頭の中にはなんとなくの完成形があっても、若手には見えていない。聞けばいいのですが、何を聞けばいいのかも分からない、ということがよくあります。

段取りを任せていく手順

指示待ちを直すには、いきなり全部を任せないことです。段取りを一段ずつ本人に渡していきます。

最初は、分け方を一緒にやる

仕事を頼むとき、5分だけ時間をとって、本人と一緒に仕事を分けます。

「この資料、何をすればできると思う？」

本人に分けてもらい、抜けているところだけ上司が足します。最初はほとんど上司が分けることになるかもしれません。それでも、分け方を目の前で見せることに意味があります。

次は、分けたものを見せてもらう

何度か一緒にやったら、次は本人に分けてもらい、手をつける前に見せてもらいます。

「始める前に、やることを書き出して見せて」

ここで直すのは、分け方だけです。中身の出来はまだ見ません。分け方が合っていれば、そのまま進めてもらいます。

最後は、途中で一度だけ確認する

分け方が安定してきたら、段取りは本人に任せます。上司は締め切りの半分くらいの時点で一度だけ進み具合を見ます。

この確認の目的は締め切り直前に全部やり直しになるのを防ぐことです。方向がずれていたら、その時点で軌道を直します。

やり直しを減らす

指示待ちを直すうえで、上司の側でいちばん効果があるのは、やり直しを減らすことだと思います。

やり直しが多いのは、たいてい最初の指示があいまいなときです。「来週の会議の資料」だけだと、若手には完成形が見えません。誰に見せるのか、何を決めてもらいたいのか、何枚くらいか。この3つを最初に伝えるだけで、やり直しはかなり減ります。

自分で考えて作ったものが、そのまま通る。この経験が何度か続くと、若手は聞く前に動くようになります。

型として学ぶ

仕事の分け方には、ある程度決まったやり方があります。全体を書き出して、作業に分け、それぞれに期限を置き、優先順位をつける。

上司が毎回一緒に分けていると、上司の時間がかかります。分け方そのものを一度まとまった形で学んでおくと、上司は本人の分け方を見て直すだけで済みます。社内で教える時間がなければ、外の研修で学ばせる手もあります。

タスクの分け方そのものは仕事が終わらない人のタスク分解のやり方で紹介しています。2年目・3年目の伸び悩み全般については2年目社員が伸び悩む理由と、上司が打てる手にまとめました。