進捗報告は Done／Pending／Next の3行で書く

進捗を聞かれて「順調です」と答え、数日後に遅れが発覚する。報告した本人に悪気はなく、その時点では順調だと思っていました。

「順調です」は、判断だけを伝えて、材料を渡していない報告です。上司は自分で確かめようがないので、不安なら毎回聞きに行きます。聞かれる側も、そのたびに手が止まる。お互いに損をしています。

3行の中身

進捗報告を、次の3つに分けて書きます。

提案書を作っている途中なら、こうなります。

Done：構成案を作り、課長の確認まで終わりました。 Pending：料金表は、経理からの回答待ちです。水曜に届く予定です。 Next：料金以外のページを木曜の午前までに書き、木曜中に全体をお送りします。

これで上司は、どこまで終わっていて、何が引っかかっていて、次がいつ来るのかを知ることができます。

3つのうち、いちばん書く価値があるのは Pending です。

仕事は、手を動かしている間よりも、誰かの返事を待っている間に遅れます。しかも待っている本人は、自分のせいではないと思って黙っています。上司が電話を一本かければ動く話でも、知らされていなければ動かせません。

Pending には、何を、誰から、いつまで待っているかを書きます。「経理からの回答待ち」で止めずに、「水曜に届く予定」まで書く。いつ届くか分からないなら「期限は未確認」と書いてください。それも上司にとっては情報です。

待っているものがないときは、「Pending：なし」と書きます。行ごと省くと、何も待っていないのか、書き忘れたのかが読む側には区別できません。

Next に「引き続き進めます」と書く人がいます。これは何も言っていないのと同じです。

書くのは、何を、いつまでにやるか。期限は自分で決めた仮のものでかまいません。仮でも書いてあれば、上司は「それだと間に合わないから前倒しして」と言えます。書いていなければ、間に合わないと分かるのは締め切りの当日です。

聞かれる前に出します。毎日の終業前でも、週に2回でもいい。頻度は仕事の長さに合わせて決めてください。

チームで使うなら、全員が同じ3行で書くと効果が出ます。上司は毎回同じ場所を見ればいいので、5人分を読むのに5分かかりません。1人だけがこの形で書いても、楽になるのはその人の上司だけです。

最初は面倒です。3行を書くのに10分かかることもあります。時間がかかるのは、自分の仕事がいまどうなっているかを、自分でもつかめていないからです。3行がすぐ書けるようになった頃には、進捗を聞かれる回数も減っているはずです。