若手研修の予算の立て方

若手の研修を検討し始めると、最初に知りたくなるのは相場です。ほかの会社は1人あたりいくら使っているのか。

調べると数字は出てきますが、あまり役に立ちません。数千円の動画サービスから、1日数十万円の講師派遣まで幅がありすぎるうえ、社員が5000人いる会社の平均を、30人の会社に当てはめても意味がないからです。

予算は自社の数字から出したほうが、社内で説明がつきます。

失っている時間を数える

研修で解決したい問題が、いま毎週どれだけ時間を取られているかを数えます。

たとえば、若手の報告が長くて、上司が聞き返している場合。1回の報告で、聞き返しと確認に余計に5分かかっているとします。若手1人が1日に2回報告すれば、1日10分。月に20日働くと、200分になります。

これは上司の時間です。同じ時間、若手も答えるために手を止めています。合わせて月に400分、約7時間です。

仮に、上司と若手の人件費を平均して1時間3,000円と置くと、月に2万円ほど。年にすると24万円になります。若手が5人いれば、120万円です。

数字は仮のものなので、自社の実感に合わせて直してください。報告だけでなく、締め切りの遅れによるやり直しや、同じトラブルへの対応時間も、同じやり方で数えられます。

研修を受けても、その120万円が全部戻ってくることはありません。

研修で変わるのは一部です。聞き返しが半分になれば上出来で、3割減でも成果と言えます。3割なら、年に36万円分の時間が浮く計算です。

研修会社の説明には効果を大きく見せるものもあります。自社で見積もるときは、控えめな数字を使ってください。3割減で元が取れるなら、検討する価値があります。8割減らないと元が取れないなら、その研修は高すぎます。

上の例で、3割減を見込むとします。5人で年に36万円分。1人あたり7万円ほどです。

1年で元を取りたいなら、1人あたり7万円までが目安になります。2年かけて回収する考え方なら、もう少し出せます。ただ、若手が2年後も在籍しているかは分かりません。小さな会社では、1年で回収できる範囲に収めておくほうが安全です。

これで「1人あたり7万円まで」という、訳を説明できる数字が出ました。3万円の研修なら余裕を持って元が取れます。20万円の研修はこの問題だけを理由にするには高い、と判断できます。

見落としやすいのは研修を受けている間の時間です。

90分の研修を5回受ければ、1人あたり7.5時間。5人で37.5時間です。この間、本来の仕事は止まります。先ほどの1時間3,000円で数えると、11万円ほどになります。

研修費が15万円でも、実際にかかるのは26万円です。1日がかりの集合研修なら、移動時間も加わります。

短い時間に分かれている研修や、移動のいらないオンラインの研修は、この見えない費用が小さく済みます。受講料だけで比べると、ここを見誤ります。

予算を上に通すときは、相場よりも、この計算をそのまま書いたほうが通りやすいはずです。

若手5名の報告の聞き返しに、月35時間ほどかかっています。3割減れば年36万円分の時間が浮きます。研修費は5名で10万円、受講時間の分を入れても21万円です。

経営者が知りたいのは、ほかの会社がいくら使っているかより、自分の会社でいくら戻ってくるかです。数字が仮でも、前提を書いておけば、議論はその前提についてできます。

研修のあとで、聞き返しが実際に減ったかを上司に聞いてみてください。予想より減っていなければ、次の年の予算を見直す材料になります。